網站需求規格書怎麼寫？企業官網改版 RFP 與需求清單完整指南

「我們公司準備改版官網，可以請你們先報價嗎？」

這是網站公司很常收到的詢問。

但真正開始了解需求後，有時會發現目前能確認的資訊只有：希望網站更有質感、手機版更好用、需要中英文、SEO 做好一點，或想什麼時候可以上線。

這些方向沒有錯，但對網站公司來說，通常還不足以判斷完整的專案範圍。

同樣都是「企業官網改版」，可能只是重新設計二、三十個頁面，也可能包含數百筆產品資料、多語系、會員系統、ERP／CRM 串接、資料移轉、SEO 轉址與客製化後台。如果企業同時找多家網站公司詢價，而每家公司理解的範圍不同，最後收到的報價自然也很難直接比較。

一份好的網站需求規格書，不是把所有解法事先定義好，而是讓企業與網站公司能在相同的基礎上討論適合的解決方案。

需求愈清楚，廠商愈容易提出合適的方案；企業也更容易看懂不同提案之間真正的差異。

一、網站需求規格書是什麼？跟 RFP 有什麼關係？

RFP 是什麼？

RFP 是 Request for Proposal 的縮寫，常見中文譯法包含「提案邀請書」或「徵求建議書」。它並不是網站產業專用名詞，企業在資訊系統、顧問服務、品牌設計或其他採購專案中，都可能透過 RFP 說明專案背景、需求、範圍、時程與提案要求，再邀請廠商提出解決方案。

因此，嚴格來說，RFP 不等於網站需求規格書。網站需求規格通常只是 RFP 中的一個重要部分；正式 RFP 還可能包含採購流程、廠商資格、評選方式、提案格式與其他條件。

一般企業官網改版，也需要正式 RFP 嗎？

不一定。一般企業官網改版未必需要製作數十頁的正式招標文件，但即使沒有完整採購流程，我們仍建議在詢價前，至少準備一份具有 RFP 精神的需求文件。

它可以先回答幾個基本問題：

• 為什麼要改版？
• 這次要做到哪些範圍？
• 有哪些必要功能？
• 預計什麼時候完成？
• 有哪些既有系統或資料需要處理？
• 希望廠商提供哪些服務與提案內容？

簡單來說，這份文件是把「我們想做什麼」整理成廠商可以理解、評估與報價的資訊。

如果企業還在釐清網站目標、主要使用者與核心需求，也可以先參考考〈網站製作流程第一步：需求訪談如何決定網站架構與 SEO 成效？〉，了解網站專案前期通常會從哪些面向進行需求盤點。

本文主要以一般企業官網建置與改版的需求整理為情境，實際 RFP 的內容與形式，仍會依企業規模、專案性質與採購流程而有所不同。

二、開始寫網站 RFP 前，企業內部先確認這 3 件事

1. 為什麼現在要做這次網站改版？

網站改版本身不是目的而是結果。真正的原因可能是品牌定位改變、產品分類增加、海外市場擴張、行銷希望提升詢價、後台已不敷使用，或現有網站的 SEO 與資訊架構需要重新整理，甚至到現在想要提升網站在GEO的表現。

原因不同，最後的網站解法也會不同。因此，比「我們想要一個怎樣的網站」更重要的問題是：

為什麼公司現在決定投入預算重新做這個網站？

2. 誰是主要決策者？

網站專案通常同時涉及老闆、行銷、品牌、業務、資訊、產品與採購等角色。企業至少要先知道：誰負責統整需求、誰負責最終確認、哪些部門需要參與。

如果決策角色不清楚，很容易在規格確認後又出現不同方向，進而增加溝通與修改成本。

3. 預算與預計上線時間大概在哪裡？

企業不一定要提供精確底價，但可以提供預算級距，或至少區分「必要項目、希望項目、選配項目」。這能幫助廠商提出符合實際條件的方案，也避免不同廠商各自用完全不同的規模估價。

上線時間也是如此。「希望愈快愈好」和「因為明年 3 月參展，網站必須在 2 月前上線」是完全不同的專案條件。

三、企業網站 RFP 應該包含哪些內容？11 項完整清單

網站規模不同，需求規格書當然不需要長得一模一樣。但從執行角度來看，以下 11 項資訊如果能在前期整理清楚，通常就能提高評估與報價的準確度。

1. 專案背景與改版原因

說明目前網站狀況，以及這次啟動改版的原因，例如品牌調整、舊網站使用多年、產品分類增加、手機版體驗不佳、後台難以維護或 SEO 架構需要重整。

2. 專案目標與 KPI

說明網站完成後希望改善什麼，例如增加有效詢價、提升產品查找效率、增加海外客戶接觸、改善內容維護效率或提升自然搜尋曝光。不是每個網站都需要設定非常精確的數字 KPI，但至少要讓執行方理解主要目標。

3. 專案範圍 Scope

可列出頁面或頁型數量、語系、UI／UX 設計、客製化後台、資料移轉、第三方系統串接、主機維護、SEO／GEO，以及是否需要內容、攝影或翻譯等服務。

4. 網站架構與 Sitemap 草案

企業可以先列出首頁、關於我們、產品與服務、應用產業、案例、ESG、最新消息、聯絡我們等主要分類。不需要在 RFP 階段就完成完整 IA，但至少讓廠商理解網站內容規模與分類方向。

5. 功能需求與優先級

例如產品篩選、站內搜尋、詢價表單、會員、預約、產品比較、檔案下載、多語系、CRM／ERP、API、金流或 LINE 串接等。

建議再區分：

• Must Have：本次一定要有
• Should Have：希望具備
• Nice to Have：可依預算與時程評估

6. CMS／後台管理需求

說明哪些內容需要自行新增與修改、是否有權限分級、產品資料更新頻率、是否需要批次匯入、Excel／CSV、審核流程，以及實際操作人員的技術熟悉程度。

7. SEO／GEO 與既有搜尋資產

如果是既有網站改版，應特別說明舊網址、內容、文章、產品頁、Google Search Console、GA4／GTM 等既有資產的處理方式。

可要求廠商說明 301 Redirect、Sitemap、Canonical、Meta、Schema，以及搜尋引擎與 AI 搜尋環境所需的網站結構。若想進一步了解網站改版時如何延續既有搜尋成果，可參考 〈網站改版會影響 SEO 嗎？讓新版網站延續搜尋成果〉。

8. 主機、資安與第三方系統需求

如果企業本身有 MIS 或資訊安全政策，可以先說明主機環境、SSL、CDN、備份、權限、弱點掃描、WAF、SSO、API、ERP／CRM 或第三方影音服務等要求。

9. 時程、里程碑與預計上線日

除了預計上線日期，也可以說明預計何時選定廠商、何時 Kickoff、是否有展覽或產品發表等不可延後的事件，以及企業內部內容準備所需時間。

10. 驗收標準與交付項目

例如哪些功能完成才算驗收、支援哪些裝置與瀏覽器、是否包含內容建置、教育訓練、文件、測試報告，以及上線後是否有保固或維護安排。

11. 希望廠商如何提案與報價

如果企業希望比較不同廠商，最好先要求 Proposal 至少包含建議方案、執行流程、預計時程、專案團隊、相關案例、報價、主機、維護、第三方費用與選配項目。

報價也可以適度拆分成網站規劃、UI／UX、前端、後端、資料移轉、SEO、主機、維護與選配功能等項目。

真正有效的比價，不是只比較三個總價，而是先確認三家公司是不是在報相近範圍的專案。

四、網站需求應該寫多細？太模糊與太詳細都可能有問題

寫得太模糊

例如只寫「需要會員功能」，網站公司仍然不知道註冊方式、會員等級、登入後功能、CRM 串接或既有會員資料移轉等條件。看似只有六個字，背後可能是完全不同規模的系統。

寫得太細，也不一定比較好

另一個極端，是企業在技術架構尚未確認前，就直接指定所有實作方式。如果某些條件來自既有 IT Policy，當然應該明確提出；但如果只是因為網路上看到某種技術「好像比較好」，過度限定解法，反而可能讓提案空間變小。

因此，我們比較建議：

需求與目標寫清楚，解法保留專業空間。

例如與其指定某一套搜尋技術，不如先定義：「使用者需要能依產品名稱、型號與規格搜尋，預估資料量約 5,000 筆，搜尋結果需支援條件篩選。」

前者指定 Solution，後者定義 Problem、Requirement 與 Scale。這樣不同廠商才有空間提出自己的解法，也更容易看出規劃與技術能力的差異。

五、RFP、Proposal 與網站合約有什麼不同？

網站專案進行時，這三種文件經常被混在一起，可以簡單理解成：

RFP 本身並不等同合約，它比較像企業在「談之前」提供的需求基礎；Proposal 是廠商依據需求提出的解決方案。等雙方談定範圍、價格與執行方式後，才會進一步形成合約、報價單或其他經雙方確認的附件文件。

如果想進一步了解網站合約中常見的付款、驗收、著作權、維護與其他條款，可以參考 〈網站合約怎麼看？企業主簽約前必懂的 8 大條款與常見爭議〉。

六、企業網站 RFP 最常見的 5 個錯誤

錯誤一：只有功能，沒有商業目標

「會員、搜尋、篩選、表單、AI」都是功能，但不是目的。如果廠商不知道企業真正要解決的問題，就只能依照功能清單估價，很難提出更適合的方案。

錯誤二：所有需求都是「必要」

如果每一項都是 Must Have，就等於沒有優先級。規格書應該讓廠商知道什麼不能少、什麼可以討論、什麼可以放到第二階段，這也牽涉到有時會有時程上的限制必須要考量進去 。

錯誤三：沒有定義資料由誰準備

產品照片、英文翻譯、產品資料、公司介紹與既有內容，都可能直接影響網站時程。最好提前說明哪些資料已經存在、哪些需要移轉、哪些由企業提供、哪些希望網站公司協助。

錯誤四：沒有驗收標準

如果只寫「完成產品搜尋功能」，到了驗收階段才發現企業期待可以搜尋型號、規格、同義字與模糊關鍵字，而廠商原本理解的是產品名稱搜尋，就容易產生認知落差。

錯誤五：找多家廠商比價，卻沒有一致的報價基準

如果 A 公司包含主機與 SEO 移轉，B 公司只包含設計與開發，兩個總價自然不能直接比較。RFP 不只要說明需求，也應該讓重要報價項目的範圍更容易被看懂。

七、沒有完整 RFP，也可以找網站公司嗎？

可以。

RFP 是協助企業整理需求的工具，不是開始網站專案的必要門檻。尤其第一次負責網站改版時，企業可能知道目前網站有哪些問題，卻不知道該怎麼把問題轉換成資訊架構、功能規格或技術需求。

企業可以先準備目前網站的問題、這次改版最重要的目標、預計時程、預算方向，以及已知的必要功能，再由網站公司透過需求訪談，把商業目標、使用者需求、網站架構、內容、功能與技術條件逐步整理清楚。

RFP 解決的是「發案前怎麼把目前已知的需求整理清楚」；需求訪談處理的則是「合作過程中，如何把需求進一步轉化成可執行的網站規格」。

如果想進一步了解需求訪談實際會處理哪些內容，可以延伸閱讀 〈網站製作流程第一步：需求訪談如何決定網站架構與 SEO 成效？〉。

結語：好的規格書，不是把所有答案都寫死

網站專案會出問題，很多時候並不只發生在設計或工程階段。企業想像的是 A，網站公司理解的是 B；直到設計完成、功能開發甚至準備驗收時，雙方才發現認知不同，後續就可能增加反覆修改、溝通成本與時程壓力。

這也是為什麼需求與規格若沒有在專案前期定義清楚，往往會成為後續修改與延期的風險因素之一。關於這些問題如何一路影響網站專案，可以延伸閱讀 〈網站專案為什麼會延期？其實問題可能不在設計或工程〉。

RFP 與網站需求規格書的價值，就是讓這些問題更早被看見。

它不需要把所有答案都寫死，也不需要企業自己成為 UI／UX、SEO 或系統開發專家。企業真正需要先說清楚的是：為什麼要做、想解決什麼問題、有哪些必要條件，以及最後希望達成什麼結果。

至於最適合的資訊架構、使用流程與技術實作方式，則可以保留空間，讓專業團隊在 Proposal 與後續需求訪談中提出建議。

需求與目標寫清楚，解法保留專業空間。

如果企業已經準備進行官網改版，卻還不知道如何把內部需求整理成完整規格，也不一定要等到所有答案都有了才開始找網站公司。可以先從現況、目標與已知需求開始，再一步一步把網站真正需要解決的問題整理清楚。